Nombreuses sont les entreprises à démarrer leur activité avec un fichier Excel ou Google Sheets dédié à la prospection et la gestion des clients.
Peut-être en faites-vous partie ?
Et c’est vrai, un tableur présente de nombreux avantages, en particulier :
1. La majorité d’entre nous maitrise les fonctions basiques et peut donc ajouter des colonnes à volonté et de la couleur pour renseigner un maximum de données structurées.
2. Il n’y a pas de coût supplémentaire lié à l’utilisation d’un fichier Excel, la licence Office étant souvent déjà acquise.
Dans la gestion commerciale et le pilotage de l’entreprise, Excel et Google Sheets atteignent pourtant très vite leurs limites, à la faveur d’outils de CRM (Customer Relationship Management).
Ci-dessous par exemple deux scénarios auxquels Excel ne saurait être adapté :
Imaginez tout d’abord que vous souhaitez conserver une trace de chacun des échanges que vous avez eus avec vos interlocuteurs en vue de faire avancer une opportunité d’affaires.
Votre seule solution dans Excel serait de rajouter encore et encore des colonnes pour chacune des interactions.
Franchement, votre fichier ne ressemblerait vite plus à rien du tout et tout laisse à penser que vous ne l’utiliserez pas comme pense-bête. Dommage !
Voici maintenant un second scénario :
Votre entreprise en croissance et constante évolution requiert que votre fichier évolue lui aussi et se complexifie au fil du temps.
Certes c’est possible mais vous pourrez difficilement en extraire la substantifique moelle.
Les tableaux croisés dynamiques ce n’est d’ailleurs pas votre truc. Vous aimeriez bien que votre dashboard (tableau de bord) soit automatisé.
Cela risque de vous coûter un temps précieux de restructuration des données et de patience et bonne volonté avec les fameux « pivot tables ». Good luck !
Votre nouveau CRM vous apportera bien d’autres avantages par rapport à Excel ou Google Sheets:
1. Vous allez pouvoir importer vos contacts et autres données précieuses depuis Google Sheets ou Excel en un rien de temps. La transition sera fluide, rapide et sécurisée.
2. Vous disposerez d’un dashboard fiable et automatisé, basé sur le croisement de diverses données (contacts, activités, opportunités…) sans avoir à vous arracher les cheveux avec des paramétrages techniques.
3. L’historique des modifications sera toujours disponible vous permettant par exemple de retrouver des erreurs.
4. Votre CRM se connecte aisément à votre messagerie et autres applications d’entreprise.
5. Votre CRM offre des fonctionnalités de gestion de campagne marketing !
Difficile de faire machine arrière vers un tableur une fois que vous aurez adopté cet outil complet faisant le lien entre la gestion des ventes et celle des campagnes marketing.
6. L’ergonomie de la plupart des CRM n’est pas rigide et peut s’adapter à vos besoins et spécificités.
7. Aucun risque de perdre vos données sur le disque dur de votre machine car celles-ci sont sauvegardées sur des serveurs sécurisés ou dans le Cloud.
8. Il existe enfin de plus en plus de CRM complets et peu coûteux, je peux vous aider à identifier celui qui vous conviendra au mieux.
Google Sheets, Excel ou bien un CRM ? Je vous laisse choisir…